宅建業免許においては、「政令使用人」という役職が存在します。申請書類では「政令第２条の２で定める使用人」と表記されるもので、一定の条件に該当する宅建業者はこの政令使用人を設置する必要があります。
当事務所にも、「政令使用人とは何か、そもそも自社に必要なのか」といったご相談が多く寄せられております。
政令使用人は、いわゆる「支店長」や「社長代理」にあたる人を指します。そのため、本店のみで営業している業者さんや代表取締役の方が常勤である業者さんには基本的に政令使用人はいません。
しかしながら、今後の事業展開次第では政令使用人の設置が必要になる可能性もゼロではありません。 そのため、政令使用人が必要になるのはどんな場面か、どのような手続きで設置するのか、今のうちに確認しておきましょう。
それでは具体的にどのような手続きが必要となるのか、ここから解説していきます。
宅建業免許における「政令使用人」とは？
政令使用人は、言い換えれば「支店長」や「社長代理」にあたる方です。会社の登記簿謄本に記載されるものではなく、宅建業免許の範囲内で就任させる役職となります。
宅建業免許においては役員と同等に扱われ、就退任に際しては行政への届出が必要となります。
また、政令使用人に就任するために特別な資格は必要ありません。会社の役員や専任の宅地建物取引士の方が務めてもいいですし、そうではない一般従業員の方が務めることもできます。
ですが、「支店長」や「社長代理」という役目を負う立場ではありますので、実務上の責任者に務めてもらうのが望ましいでしょう。
政令使用人と専任宅地建物取引士との兼任
なお、政令使用人は専任の宅地建物取引士の方が兼任することができます。
事務所に必ずいて、実務上の責任者にもなり得る人員であることから、ほとんどの業者さんでは専任の宅地建物取引士の方が政令使用人を務めています。
政令使用人が必要となる場面とは？
政令使用人が必要となる場面は、大きく分けて２つあります。１つは「支店を開設したとき」、もう１つは「代表者が常勤でなくなったとき」です。
支店を開設したときの政令使用人（支店長）
いわゆる「支店長」にあたります。
宅建業の代表者は、一つの事務所に常勤する必要があります。本店と支店同時に常勤することはできないので、いずれかの事務所に政令使用人を設置する必要があります。
ほとんどの場合は本店に代表者が常勤し支店に政令使用人を置くので、「支店長」と表現するとイメージしやすいでしょう。
よって、支店を開設したい場合は同時に政令使用人を選任し、都道府県庁へその旨の届出を同時に行う必要があります。
代表者が常勤でなくなったときの政令使用人（社長代理）
事情は様々ですが、代表的な事例は現在の代表取締役が別の会社を設立した場合です。
他にも、別の会社の常勤役員に就任したり、勤務することになったり等、何らかの理由で宅建業者の代表者として常勤できなくなった場合には「社長代理」としての政令使用人を設置する必要があります。
代表者が常勤でなくなる理由によりますが、常勤でなくなったことには都道府県庁はおろか会社自身も気付きにくいものです。後になって「この時点で政令使用人を設置しておかなければならなかった」ということが発覚し、行政から思わぬお叱りを受けることもありますので、代表取締役の方に何か動きがあれば政令使用人の設置を意識するようにしましょう。
「隠れ政令使用人」にご注意！
政令使用人は登記簿謄本に記載されるものでなく、確認方法としては行政に提出した申請書類の控えくらいです。そのため、政令使用人を誰にしていたか、さらには設置していたことさえ忘れてしまう場合があります。
宅建業免許の更新時には当然政令使用人の情報の記載も必要になりますし、身分証明書や登記されていないことの証明書といった公的書類も必要となります。
更新の申請に行って政令使用人の存在が発覚し、再度申請しなければならなくなったということのないように、政令使用人を務めているのは誰なのかしっかり把握しておきましょう。
政令使用人設置の手続きはどのように行う？
政令使用人の設置は、変更のあった日から３０日以内に行政へ届け出る必要があります。ここでいう変更年月日は、支店の開設日や代表者の別会社設立日等様々です。
いずれの場合も、政令使用人の就任以外の手続きとセットで行うことが多いです。
なお、政令使用人の就任には役員や専任の宅地建物取引士と同様に下記書類が必要となります。
- 身分証明書
- 登記されていないことの証明書
- 略歴書
支店を開設する場合
支店を開設する「従たる営業所の追加」と同時に行います。
※支店追加の手続きにつきましては、こちらをご参照ください。
ここで就任する政令使用人は、新たに開設する支店の支店長にあたる方です。支店を追加するためには当然その支店専属の責任者を設置しなければならないので、支店の追加と同時に政令使用人の就任についても届出が必要となります。
また、保証協会に加入している場合は政令使用人が支店の代表者として扱われます。支店開設時に保証協会が実施する事務所面談には政令使用人が代表者として出席することになるので、スケジュールに注意しましょう。
代表者が非常勤となる場合
代表者が別会社を設立する場合、特に不動産会社を設立する場合には注意が必要です。会社の設立日は登記簿謄本に記載されるので、その日が非常勤になった日とされることがほとんどです。
代表者を同じくする不動産会社をもう一つ別に設立する場合は、新設会社でも宅建業免許の申請を行うことになります。
代表者が今の会社と新しい会社のどちらに常勤となるにせよ、非常勤となる会社には政令使用人が設置されないと新しい会社の宅建業免許新規申請が受け付けられなくなります。
なお、保証協会への届出は原則不要ですが、念のため加入している協会の支部に確認しましょう。
政令使用人の設置忘れに十分ご注意を
政令使用人は、設置する場面が限られているものの宅建業免許では役員と同等に扱われるほど重要な役職とされています。
政令使用人が必要であるにも関わらず設置していないと、宅建業免許に重大な影響を及ぼすこともあります。
設置する必要があるのはどんな場面か、きちんと理解しておくようにしましょう。
まとめ
- 政令使用人は、宅建業免許における「支店長」や「社長代理」にあたる人員のことをいう。
- 政令使用人は宅建業免許において役員と同等に扱われ、就任に際しては行政への届出が必要となる。
- 政令使用人に就任するために特別な資格は不要。
- 多くの場合、政令使用人は事務所の専任宅地建物取引士が兼任している。
- 支店を開設する場合、支店長にあたる政令使用人を設置する必要があり、支店の開設と同時に政令使用人の就任について行政に届け出る。
- 保証協会に加入する場合、支店開設時に協会が行う事務所面談には政令使用人が代表者として出席する。
- 代表者が別の会社を設立する等の理由で非常勤になった場合は、社長代理にあたる政令使用人を設置し、行政へ届け出る。
