宅建業の事務所の増床に際し注意すべき点とは?

  • 一つの事務所で他の会社と同居していたが、その会社が退去したのでスペースをまるまる使えるようになった。
  • スタッフの増員により今の本店では手狭になってきたものの、支店を追加するほどではない。

以上のような理由から、事務所のフロアを増設するいわゆる「増床」をお考えの業者さんもいらっしゃいます。

事務所の場所が変わったわけではないので手続きが必要ないと考えてしまいがちですが、実は増床についても行政に変更の届出が必要となります。

必要であるはずの手続きを行わずに思わぬお叱りを受けることにならないためにも、どのような手続きが必要かしっかりと理解しておきましょう。

どこまでが増床?

事務所として使用している部屋の壁を取り去って一つの大きな部屋にするというのが一般的にいう増床ですが、賃貸オフィスでの経営がほとんどの中このような増床を行う業者さんはなかなかいらっしゃらないと思います。

実は、東京都では「同じ建物内」の別の部屋を追加で事務所にする場合は増床として扱われています。
例えば、○○ビル101号室で宅建業を営む業者が新たに同じ○○ビルの806号室を借りて、101号室を接客スペース、806号室を執務スペースとしたいといった場合は増床として扱われます。

※都道府県によって扱いが異なる場合があるので、事前に確認しておきましょう。

101号室を本店、806号室を支店として扱うのではなく、101・806号室を一つの本店として扱うことになります。そのため、政令使用人や専任の宅地建物取引士を新たに手配する必要はないですし、弁済業務保証金分担金(営業保証金)を追加で用意する必要もありません。

増床手続きのおおまかな流れ

 

①登記簿上の本店所在地の変更

フロアを増床するだけで本店の場所が変わるわけではないので基本的に必要ありませんが、登記簿上の本店所在地に「部屋番号」まで記載している業者さんは注意が必要です。

部屋番号まで入れている業者さんが同じ建物内で別の部屋を追加するという増床を行う場合、登記簿上の本店所在地から部屋番号の記載を削除する必要があります。
このときにかかる費用は、「同一法務局管轄内での本店所在地の移転」と同じく30,000円の登録免許税です。実際に移転しているわけではありませんが、本店所在地の情報を書き換えている以上は移転と同じ扱いになります。
※司法書士等の専門家に依頼する場合は別途報酬等の費用がかかります。

②増床後の事務所の写真撮影

事務所の情報が変わっているため、行政への届出の際には事務所写真の提出が必要になります。

このとき、増床した箇所だけでなく増床するまでに使用していた箇所もまとめて撮影する必要があります。「今の事務所の全体像はこんな感じです。」と報告するものだと考えておきましょう。

③行政への変更届を提出する

変更届に必要となる書類は、事務所の移転の場合とほぼ同じです。あまり件数の多くない手続きなので、行政が発行する手引きには記載がないことが多いです。基本的には事務所の移転と同じものと考えましょう。

④保証協会への手続きを行う

本店が実際に移転しているわけではないので特に求められない場合が多いですが、支部により扱いが異なるので必ず確認しておきましょう。

本店の移転や支店の追加と同様に、フロア増床の場合でも変更の手続きが必要になります。実際に事務所の場所が変わっているわけではありませんが、事務所の情報が変わっている以上は変更の届出が必要となります。

手続きとしては事務所の移転と同じものが求められますので、意外と時間を要する場合もあります。手続きの流れを理解し、余裕を持ったスケジューリングを心がけましょう。

 

増床に着手する前に! 実は他に変更していた、ということはありませんか?

フロア増床という変更の手続きを行う前に、他に何か免許を受けた時または更新した時から変わったことはありませんか?宅建業では一定事項に変更が生じた場合には行政に届出をしなければなりません。

変更時に届出が必要になる一例

  • 業者の商号・名称・氏名
  • 役員の就任・退任
  • 役員の氏名(結婚等に伴う改姓を含む)
  • 専任の宅地建物取引士の就任・退任
  • 専任の宅地建物取引士の氏名(結婚等に伴う改姓を含む)
  • 本店・支店の所在地(同一都道府県内での移転)
    ※役員と専任の宅地建物取引士の住所については、変更があっても届出は不要です。

上記の事項につき変更があったにもかかわらず届出がされていない場合、フロア増床についての手続きの他にこれらの変更手続きも行わなければなりません。まずは会社として重要な事項に変更がなかったかを確認してください。

また、上記の変更は変更があった日から30日以内に変更の届出をしなければなりません。期限を過ぎてからの変更の届出は受け付けてもらえないわけではないですが、始末書の提出を求められることがあります。

当事務所でも、変更が行われていなかったために手続きが増え、余計な手間がかかってしまったという相談を非常に多くいただいております。

変更が必要なのに行われていなかった事例

  • 代表取締役の変更があったが、変更の届出をしていなかった。
  • 代表取締役や役員、専任の取引士が結婚して名前が変わったのに、変更の届出をしていなかった。
  • 専任の宅地建物取引士に就退任があったが、変更の届出をしていなかった。

※専任の宅地建物取引士については、業者として行う変更の届出とは別に宅建士が個人で行う「勤務先の変更」という手続きがあります。この「勤務先の変更」だけを行って、業者としての専任の宅地建物取引士変更の届出を行わないでいる業者さんが非常に多いです。

  • 専任の宅地建物取引士:「勤務先が変わったので届出をします。」
  • 宅建業者:「ウチで雇っている専任の宅地建物取引士が変わったので届出をします。」

この2つの手続きは完全に別物です。どちらも完了していないとダメなのでお気を付けください。

 

まとめ

  • 事務所のフロアを増床する場合は、免許を受けている都道府県または国土交通大臣に変更の届出をする必要がある。
  • 同じ建物内で別の部屋を事務所として追加する場合は増床として扱われる。※都道府県により異なる場合あり。
  • 増床以外に重要事項の変更がある場合は、手続きの前か同時に変更の手続きを済ませておく。
  • 増床手続きの際に提出する事務所写真は、増床箇所だけでなく増床箇所を含めた事務所の全体を撮影する。
  • 保証協会に加入している場合は、別途手続きが必要になることがあるため事前に確認しておく。

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