宅建業免許は、取得して終わりではありません。宅建業免許には有効期限があり、定期的に更新の手続きをしなければなりません。
更新の手続きは少なくとも新規申請の場合と同じか、場合によってはそれ以上の手間を必要とすることもあります。
新規申請の時には必要なかったのに更新の時には必要になる書類もあり、新規申請とは少々勝手が異なります。
当事務所にもお客様から更新の手続きについて多くのご質問をいただいておりますので、そちらに回答する形で紹介して参ります。同様の疑問をお持ちの皆様のご参考となれば幸いです。
Ｑ．そもそも更新手続きとは何ですか？
自動車運転免許に期限や更新があるのと同じで、宅建業免許にも有効期限があり、しかるべき期間に更新手続きを行わなければなりません。
宅建業免許の有効期間は、免許年月日から５年間です。※申請日からではありません。
免許年月日や有効期間がわからない場合は、国土交通省の宅建業者データベースを閲覧することで確認することができます。業者名や宅建免許番号で検索することができます。
https://etsuran.mlit.go.jp/TAKKEN/takkenKensaku.do
Ｑ．更新手続きはいつまでにやればいいですか？
宅建業免許の更新手続きは、免許期間満了日の９０日前から３０日前までの間です。
書類を提出してから更新の手続きが完了するまで一般的に３０日ほどかかることから、宅建業免許が切れてしまう期間満了日ギリギリではなく３０日前までの提出を求められています。
法律上では免許期間満了日までに更新手続きを行えば免許は失効しないこととなっていますが、３０日前を過ぎてしまえば少なくとも始末書の提出は求められますし、厳しいところでは申請を受け付けてもらえないこともあります。
加えて、専任宅地建物取引士や役員の構成、事務所の所在地といった事項に変更が生じていたにもかかわらずその変更届を出していない場合は、更新手続きに先んじて変更届を提出する必要があります。変更届の準備に時間を取られて、更新書類の準備や提出が間に合わなくなるおそれもあります。
「免許期間満了日までに手続きをすれば大丈夫・・・！」と過信することなく、３０日前までの提出を徹底するように動きましょう。
Ｑ．更新手続き中は営業を続けても大丈夫ですか？
更新手続き書類の審査中でも、現在受けている免許は免許期間満了日までは有効なままなのでそのまま営業を続けることができます。
また、行政側の審査の遅れ等を理由に、免許期間満了日を迎えても更新手続きが完了しないことがあります。その場合でも、期間内に更新手続き書類を提出しているのであれば問題なく営業を続けることが可能です。ただし、免許番号の（）内の数字は更新前のものを使用するようにしましょう。
Ｑ．更新手続きを忘れてしまうとどうなりますか？
更新手続きを忘れてしまうと、受けている宅建業免許が失効してしまいます。ただし、更新手続き期間中に手続きを行わなかった場合と、更新手続きをしないまま免許期間満了日を迎えてしまった場合とで少し異なります。
免許期間満了日の３０日前までに更新手続きをしなかった場合
救済措置がある場合もありますが、都道府県によりますし保証はできません。法律上では免許期間満了日までに更新手続きを行えば免許は失効しないこととなっていますが、３０日前を過ぎてしまえば少なくとも始末書の提出は求められますし、厳しいところでは申請を受け付けてもらえないこともあります。
更新をしないまま免許期間満了日を迎えた場合
救済措置はありません。今受けている免許が失効してしまいます。営業を続ける場合は再度新規で宅建業免許を取得する必要があり、免許番号もリセットされて新しくなってしまいます。もちろん、免許を新しく取得できるまで宅建業を営むことはできません。
Ｑ．更新手続きはどのように行えばいいですか？
更新手続きの基本的な流れは下記の通りです。親切なところであれば免許期間満了日の半年前～９０日前くらいに「そろそろ更新手続きです。」という内容の通知を出してくれるところもあるので、それを目安に動くとよいでしょう。
３月３１日が免許期間満了日の場合
※あくまで、これくらいのスケジュールで動くとよいという目安です。
更新の申請に行ったとしても、書類の不備や反映されていない変更の判明により申請を受け付けてもらえない場合があります。そうなった場合に補正をする時間を作っておくためにも、更新手続き期間のギリギリ（免許期間満了日の３０日前）に申請することはオススメしません。更新手続き期間が始まった初日に提出するくらいの気持ちで準備を進めておきましょう。
Ｑ．更新手続きの前に確認しておくべき「変更事項」とは何ですか？
宅建業では、一定事項に変更が生じた場合には行政に届出をしなければなりません。変更時に届出が必要になる一例
- 業者の商号・名称・氏名
- 役員の就任・退任
- 役員の氏名(結婚等に伴う改姓を含む)
- 専任の宅地建物取引士の就任・退任
- 専任の宅地建物取引士の氏名(結婚等に伴う改姓を含む)
- 本店・支店の所在地(同一都道府県内での移転)
※役員と専任の宅地建物取引士の住所については、変更があっても届出は不要です。
上記の事項につき変更があったにもかかわらず届出がされていない場合、更新の申請を受け付けてもらえません。更新に着手する前に、まずは会社として重要な事項に変更がなかったかを確認してください。
また、上記の変更は変更があった日から３０日以内に変更の届出をしなければなりません。期限を過ぎてからの変更の届出は受け付けてもらえないわけではないですが、始末書の提出を求められることがあります。
変更の届出が必要な場合は、更新をする前に変更の届出を済ませておく必要があります。
※変更の届出と更新申請を同時に受け付けてもらえる場合もありますが、変更届には提出期限があるので別途早めに提出しておくことをおすすめします。
当事務所でも、変更が行われていなかったために更新の申請を受け付けてもらえなかったという相談を非常に多くいただいております。
変更が必要なのに行われていなかった事例
- 代表取締役の変更があったが、変更の届出をしていなかった。
- 代表取締役や役員、専任の取引士が結婚して名前が変わったのに、変更の届出をしていなかった。
- 専任の宅地建物取引士に就退任があったが、変更の届出をしていなかった。
※専任の宅地建物取引士については、業者として行う変更の届出とは別に宅建士が個人で行う「勤務先の変更」という手続きがあります。この「勤務先の変更」だけを行って、業者としての専任の宅地建物取引士変更の届出を行わないでいる業者さんが非常に多いです。
- 専任の宅地建物取引士：「勤務先が変わったので届出をします。」
- 宅建業者：「ウチで雇っている専任の宅地建物取引士が変わったので届出をします。」
この２つの手続きは完全に別物です。どちらも完了していないとダメなのでお気を付けください。
Ｑ．新規申請や前回の更新から一切の変更がなかった場合でも、全ての書類を提出するのですか？
新規申請から変更がなくても、新規申請と同じ内容を記載した書類を改めて提出する必要があります。更新手続きは、「現在の状態はこちらです。」ということを報告する場でもあるため、変更がない場合は同じ内容の書類を提出することで変更がないことを示します。
Ｑ．「宅地建物取引業経歴書」はどのように記載するのですか？
添付書類(1)と記載されている「宅地建物取引業経歴書」という書類は、新規申請の時には「新規」と書くだけでよかったのですが、更新の時には免許を受けている間宅建業をどのように行ってきたのか、その件数と価額(千円単位、千円以下切捨て)を記載する必要があります。
宅地建物取引業経歴書は事業年度ごとに５年分作成します。免許年月日を基準に５年分作成するのではないので気をつけましょう。
(例)事業年度が12月1日～11月30日の会社で、2014年4月1日に免許を受けた場合
免許の有効期間は2014年4月1日～2019年3月31日です。この免許を更新する手続きにおいて、宅地建物取引業経歴書は次のように記載します。
①2014年4月1日から2014年11月30日までの経歴
②2014年12月1日から2015年11月30日までの経歴
③2015年12月1日から2016年11月30日までの経歴
④2016年12月1日から2017年11月30日までの経歴
⑤2017年12月1日から2018年11月30日までの経歴
更新手続きを初めて行う場合は、最初の１年のスタートは免許年月日となります。
最後の１年の締めは事業年度の末日です。免許の有効期限ではないので注意しましょう。
更新前直近の内容には特に要注意！
宅地建物取引業経歴書に記載する経歴のうち、直近の１ヶ年分は同時に提出する決算書の内容と照らし合わせてチェックが入ります。決算書を作成している税理士とも特によくご相談の上、決算書の内容と矛盾しないように作成するようにしましょう。
「経歴なし」の期間がある場合
仲介の実績も売買の実績もない期間があり、下記のように経歴書を一部空欄にせざるを得ない場合は、別途「理由書」の提出を求められます。
・更新の直近１ヶ年分の実績がない場合
・実績がない期間が連続して２ヶ年以上ある場合
何か悪いことをした結果として始末書を出している感覚になる方もいらっしゃいますが、あくまでも形式的な報告書のようなものと考えていただいて大丈夫です。
なお、実績がゼロまたは極端に少ない(５年間で１～２件)状態で更新を迎えることが複数回連続してしまうと、行政側から宅建業免許を出しておく意味がないと判断され、更新拒否や即時取消しとなる場合もあります。せっかく宅建業免許を受けたので、年に１件は実績をあげることを目指しましょう。
決算の時期と更新の時期が重なっている場合
事業年度の終期と免許期間満了日が近い場合、決算書類ができるのを待っていると更新手続きの期間を過ぎてしまうということもあるでしょう。その場合は、今ある一番新しい決算書類を基に経歴書を作成します。
更新手続きが初めての方でこれに当てはまる場合は、経歴書を５列全部埋められないですが気にしなくて大丈夫です。
Ｑ．事務所の写真撮影について気をつけるべきことは何ですか？
基本的な撮影方法は新規申請の時と同じですが、「宅地建物取引業者票」と「報酬額票」を撮影しなければならないという点が異なります。
業者票とは？
業者票は、いわゆる宅建業者のプロフィール表のようなものです。業者名や住所を記載して、お客様の見やすい場所に掲示しておく必要があります。
こちらが作成例です。
報酬額表とは？
宅建業は、業者がもらうことのできる報酬額の上限が法律で決まっています。ルール内であれば好きに報酬額を定められますが、その金額や計算方法を掲示しておかなければなりません。
ただし、報酬額表にはひな形があり保証協会等でもらうことができます。実際にはその報酬額表をそのまま掲示する業者がほとんどです。
Ｑ．保証協会の手続きは何かありますか？
更新手続きについて、保証協会に対して手続きを行う必要はありません。
ただし、更新手続きに着手する前に何か変更事項が判明し、その手続きを行政に行った場合は保証協会にも届出が必要になることがあります。詳しくは所属する協会の支部にも確認しましょう。
