経営上の都合で、支店を閉めなければならなくなることもあります。支店を閉めるということは宅建業を営む事務所に変更が生じることになるわけなので、ここでも行政や保証協会への手続きを行うことが必要となります。
「廃止した支店で宅建業を続けるわけではないのだから・・・。」と考えてその後の対応をなおざりにしてしまうと、行政から思わぬお叱りを受けることにもなりかねません。
支店の追加だけでなく廃止についてもしっかり理解し、スムーズに手続きを行えるようにしていくことが大切です。
支店廃止の手続きとはどんなもの？
支店の廃止は、いわゆる宅建業を営む事務所についての変更です。これは、宅建業免許を受けている都道府県または国土交通大臣に対して変更届を提出することにより行います。
さらに、支店は保証協会に「準会員」として加入しているため、支店を廃止するということは準会員として加入している保証協会を退会する手続きも必要になります。
支店の廃止の場合は新設の場合と比べて手続きは簡易ですが、都道府県庁と保証協会の両方に届出をしなければならないことに変わりはないので、全体像をつかんでスムーズに進められるようにしておきましょう。
支店廃止に着手する前に！他に変更していたことはありませんか？
支店を廃止するという変更の手続きを行う前に、他に何か免許を受けた時または更新した時から変わったことはありませんか？宅建業では一定事項に変更が生じた場合には行政に届出をしなければなりません。
変更時に届出が必要になる一例
- 業者の商号・名称・氏名
- 役員の就任・退任
- 役員の氏名(結婚等に伴う改姓を含む)
- 専任の宅地建物取引士の就任・退任
- 専任の宅地建物取引士の氏名(結婚等に伴う改姓を含む)
- 本店・支店の所在地(同一都道府県内での移転)
※役員と専任の宅地建物取引士の住所については、変更があっても届出は不要です。
上記の事項につき変更があったにもかかわらず届出がされていない場合、事務所の廃止についての手続きの他にこれらの変更手続きも行わなければなりません。まずは会社として重要な事項に変更がなかったかを確認してください。
また、上記の変更は変更があった日から３０日以内に変更の届出をしなければなりません。期限を過ぎてからの変更の届出は受け付けてもらえないわけではないですが、始末書の提出を求められることがあります。
当事務所でも、変更が行われていなかったために手続きが増え、余計な手間がかかってしまったという相談を非常に多くいただいております。
変更が必要なのに行われていなかった事例
- 代表取締役の変更があったが、変更の届出をしていなかった。
- 代表取締役や役員、専任の取引士が結婚して名前が変わったのに、変更の届出をしていなかった。
- 専任の宅地建物取引士に就退任があったが、変更の届出をしていなかった。
※専任の宅地建物取引士については、業者として行う変更の届出とは別に宅建士が個人で行う「勤務先の変更」という手続きがあります。この「勤務先の変更」だけを行って、業者としての専任の宅地建物取引士変更の届出を行わないでいる業者さんが非常に多いです。
- 専任の宅地建物取引士：「勤務先が変わったので届出をします。」
- 宅建業者：「ウチで雇っている専任の宅地建物取引士が変わったので届出をします。」
この２つの手続きは完全に別物です。どちらも完了していないとダメなのでお気を付けください。
支店廃止手続きのおおまかな流れ
行政への変更届を提出
支店廃止の日程を定めたら、「この日をもってこの支店の営業は終了します」という内容の変更届を都道府県または国土交通大臣に提出することになります。
支店廃止の日をいつにしなければならないかについて明確な規定があるわけではないので、実際に営業を終了する日や事務所の賃貸借契約が切れる日といった日を支店廃止の日とすることがほとんどです。
ただし支店廃止の日と定めた日から３０日以内に変更届を提出しなければならないので、余裕を持って手続きを進められるように廃止日を定めるようにしましょう。
変更届の内容は「支店の廃止」だけではない！？
メインはもちろん「支店の廃止」ですが、実は別の変更事項も届け出なければなりません。
支店を設けて営業をされていた業者さんであればご存知と思いますが、支店には本店とは別に政令使用人(支店長)と専任の宅地建物取引士を設置しなければなりません。
支店がなくなるということはそこで政令使用人や専任の宅地建物取引士を務めていた方の所属先がなくなるということになります。
そのため、所属先がなくなる政令使用人や専任の宅地建物取引士の方の扱いをどうするのか、いわゆる人事異動についても届出をしなければなりません。支店廃止後の異動内容により届出内容が異なるので気をつけましょう。
廃止となる支店で政令使用人や専任の宅地建物取引士を務めていた方がそのまま会社も辞めてしまう場合や、本店または別の支店で一般従業員として勤務するという場合の届出内容
- 廃止となる支店の政令使用人及び専任の宅地建物取引士が辞任する
廃止となる支店で政令使用人や専任の宅地建物取引士を務めていた方が、本店または別の支店で政令使用人や専任の宅地建物取引士を務める場合の届出内容
- 廃止となる支店の政令使用人及び専任の宅地建物取引士が辞任す
- 及び本店または別の支店で政令使用人または専任の宅地建物取引士に就任する
支店の廃止に集中するあまり、廃止となる支店で勤めていた方の人事異動についてはついつい忘れてしまいがちです。
こちらも届出が必要になるので、支店廃止の手続きとは切り離せないものとして考えておくようにしましょう。
免許換えが必要となる場合あり
国土交通大臣免許を受けている業者の場合、支店を廃止することにより事務所が一つの都道府県にのみ存在する状態になることもあります。一つの都道府県にのみ事務所がある場合は国土交通大臣免許ではなく都道府県知事免許を受けることになるので、国土交通大臣免許から都道府県知事免許への免許換え手続き（申請費用：３３，０００円）が必要になります。
支店の廃止をもって免許を受けるべき相手が変わることになるので、支店廃止の届出書類提出と同時に免許換えの書類も提出できるように準備しておきましょう。
免許換えといっても、実際に行う手続きは新規で免許を取るのとほぼ同じです。都道府県知事免許を新たに取り直すものとお考えください。用意すべき書類も新規申請と同等のボリュームなので、免許換えが必要になる場合は準備にいっそうの余裕を持つようにしましょう。
また、免許換えが完了すると国土交通大臣免許は失効扱いになり、新たに都道府県知事免許の番号が与えられます。免許番号の()内の数字も１からになるので注意しましょう。
なお、免許換えが完了し新しい免許番号が発行されるまでには１ヶ月ほどかかります。それまでの間は、元々受けていた国土交通大臣免許を用いて宅建業を引き続き営むことができます。
保証協会への準会員退会手続き
保証協会に加入している場合は、支店を新設するときに「準会員」として入会しているはずです。保証協会への入会は事務所ごとに行うので、支店を廃止する場合はその支店は保証協会を退会することになります。
退会手続きは、行政に支店廃止の変更届を出した後すぐに行うことができます。退会手続きを先延ばしにしているとその分の会費等が発生してしまうので、できるだけ早めに行いましょう。
保証協会に加入していない場合
保証協会に加入していない場合は、支店設置の際に法務局に供託した営業保証金の取り戻し手続きを行いましょう。
営業保証金は事務所の数で金額が決まる(支店は１ヶ所につき５００万円)ので、支店がなくなればその分の営業保証金は供託しておく必要がなくなります。
営業保証金は、宅建業を営む上で何かトラブルがあったときのための保険のようなお金です。取り戻す前に営業保証金を用いて賠償等をすべき相手がいないことを確認しなければなりません。その確認は６ヶ月以上の官報公告により行います。
そのため、少なくとも６ヶ月は取り戻しができないことに注意しましょう。
弁済業務保証金分担金の払戻し
保証協会の準会員入会の手続きをしたときに、入会金や年会費と一緒に弁済業務保証金分担金の支払いをしたと思います。
弁済業務保証金分担金は営業保証金と同じように事務所の数に応じて国に預けておくお金なので、支店を廃止して保証協会から退会するのであれば預けておく必要はなくなります。
そのため、支店廃止により預けておく必要のなくなった弁済業務保証金分担金は払戻しを受けることができます。
弁済業務保証金分担金は、営業保証金と同様何かトラブルがあったときのための保険のようなお金です。そのため、６ヶ月以上の官報公告により賠償等をすべき相手がいないかどうかを確認する必要があります。
官報掲載等の実際の手続きは保証協会がやってくれるので、保証協会からの退会手続きをすればあとは待っているだけで大丈夫です。
注意点
- ・払戻しを受けられるのは「弁済業務保証金分担金」のみです(支店の場合は１ヶ所につき３０万円)。準会員として入会するときに支払った入会金や年会費は戻ってこないので気をつけましょう
- ・官報公告には費用がかかります。この費用は弁済業務保証金分担金から支払われるので、払戻しを受けられる金額は諸費用を差し引いた金額になります。３０万円がそのまま戻ってくるわけではないことに注意しましょう
支店を新設することがある以上、廃止する手続きも必要になることがあります。廃止した支店で宅建業を続けないからどうでもいいとするのではなく、そのことについてしっかりと届出をすることが大切です。
支店の廃止によって大臣免許から知事免許への変更が必要になる場合もある等、思いがけず大規模な手続きが必要になる場合もあるので、手続きの全体像を把握し余裕を持ったスケジューリングをするようにしましょう。
まとめ
- 宅建業の支店を廃止する場合は、免許を受けている都道府県または国土交通大臣に変更の届出をする必要がある。
- 支店廃止以外に重要事項の変更がある場合は、支店廃止の手続きの前か同時に変更の手続きを済ませておく。
- 支店廃止の届出をする際には、廃止する支店で政令使用人と専任の宅地建物取引士を務めていた人が辞任する手続きも同時に行う。その人が本店や別の支店で政令使用人や専任の宅地建物取引士を務める場合は、その就任の手続きも同時に行う。
- 国土交通大臣免許を受けている業者が支店を廃止することにより事務所が一つの都道府県にのみ存在する状態になる場合は、国土交通大臣免許から都道府県知事免許への免許換え手続きを同時に行う。
- 保証協会に加入している場合は、行政への届出をした後に準会員退会の手続きを行う。
- 準会員退会手続きの後、支店入会時に納付した弁済業務保証金分担金の払戻しを受けることができる。
- 払戻しを受けられるのは弁済業務保証金分担金だけで、入会金や年会費は戻ってこない。
- 弁済業務保証金分担金の払戻しを受けられるのは官報公告期間等を経過してからになるため、退会から約８ヶ月後である。
